Conditions générales
OBJET
SEREN’ETUDE propose l’accompagnement administratif et logistique dans le cadre de démarches administratives et de gestion courante tant au quotidien que dans des situations exceptionnelles telles que le déménagement, l’organisation de la future fin de vie, ou encore l’accompagnement des familles endeuillées dans l’ensemble des démarches administratives liées au décès.
Cet accompagnement vise à effectuer l’ensemble des démarches auprès des divers organismes et interlocuteurs en lien avec la personne : centre des impôts, banques, employeurs, salariés, caisse de sécurité sociale, retraites, mutuelles, prévoyances, compagnies d’assurances, banques et organisme de crédit, bailleur, fournisseurs d’électricité, gaz, téléphonie, eau, accès internet, urssaf, caf, mairie, syndic de copropriété, agences immobilière ou encore changement de carte grise, formalités administratives relatives aux animaux domestiques…etc sans que cette liste ne soit exhaustive.
Les présentes conditions générales de prestation de services prévalent sur tout autre document du Client, sauf à ce que des conditions particulières soient stipulées au sein du devis.
La prestation intervient en relation avec la personne concernée pour l’ensemble des démarches administratives et logistique le concernant.
Dans le cadre d’une prestation d’accompagnement des personnes endeuillées, la prestation intervient en relation avec la famille, pour l’ensemble des démarches en lien avec le notaire en charge de la succession. Elle ne remplace en rien le règlement patrimonial de la succession réalisé par le notaire.
Dans le cadre de ses démarches, le prestataire est entouré par des professionnels du droit (notaires, avocats, commissaires de justice). Le prestataire n’effectuera aucune démarche relevant d’une activité juridique ou comptable.
Le prestataire intervient en toute neutralité et impartialité et ne perçoit aucun règlement des organismes contactés dans le cadre de ses démarches.
SOUSCRIPTION DE LA PRESTATION
Lors de la souscription du contrat, le souscrivant, ou les ayants droits du défunt s’oblige(nt) à communiquer au prestataire l’ensemble des éléments nécessaires à l’exécution de sa mission :
- Copie de sa pièce d’identité
- Copie de son livret de famille
- Coordonnées, numéro des contrats et identifiants de l’ensemble des organismes
Il(s) s’oblige(nt) à informer le prestataire de toute modification survenue dans ses contrats lorsque les modifications concernent :
- Un changement de tiers contractants (changement de fournisseur, d’opérateur, de banque, de compagnie d’assurance…etc)
- L’ouverture d’un nouveau contrat
Dans le cadre de démarches post-décès :
Seront également communiqué :
- Un certificat original de l’acte de décès
- Les coordonnées de son (ou ses) ayants droits, ainsi que ceux du notaire en charge du règlement de la succession
- Et à réception de l’acte de notoriété, copie de l’acte de notoriété
- Un accès en présence du souscripteur à l’ensemble des papiers personnels du défunt
Selon l’intervention définie avec le client des pièces complémentaires en lien avec la prestation pourront être sollicitées. Le client s’oblige à leur communication.
MISE EN ŒUVRE DE LA PRESTATION
La mission du prestataire débute avec la remise de l’ensemble des documents ;
Le mandant s’oblige par ailleurs à communiquer toute information dont il aurait connaissance au mandataire.
Le prestataire ne conservera lesdits documents que pendant la durée de sa mission, il les restitue dans leur intégralité à l’issue de sa mission au mandant désigné à cet effet, et détruit les informations détenues numériquement.
DURÉE DE LA PRESTATION
Lorsque la prestation concerne une mission ponctuelle, notamment au cas de gestion des affaires courantes d’une personne décédée, mais également dans le cadre de la gestion administrative d’une situation exceptionnelle :
La prestation s’achève lorsque l’ensemble des organismes contactés par le prestataire auront eu connaissance de la situation nécessitant l’intervention du prestataire ou du décès et lorsque le prestataire aura effectué les démarches en résultant (clôture de contrat, réversion de pension, remboursement de trop perçu, restitution de dépôt de garantie…etc)
Lorsque la prestation concerne une mission récurrente
Lorsque la prestation concerne une mission récurrente elle est conclue pour une durée d’une année, renouvelable par tacite reconduction, pour une même durée d’un an.
La résiliation pourra intervenir moyennant un préavis de trois mois, adressé par lettre recommandée avec accusé de réception avant le terme.
EFFET DU TERME
A l’issue de la prestation le prestataire remettra à son client ainsi qu’à toutes les personnes avec lesquels son client a accepté que la communication soit partagée, telles que mentionnées au paragraphe confidentialité un compte rendu reprenant :
- La liste des organismes contactés
- Les opérations réalisées
- Un décompte des sommes encaissées et/versées pour les comptes du client au titre des organismes auprès duquel le prestataire est intervenu.
CONDITIONS financières
Pour chaque démarche mise en œuvre un devis est adressé par SEREN’ETUDE au Client.
A la signature du devis le client s’oblige au règlement de la prestation.
Paiement comptant
Le client s’oblige à régler la prestation à la signature de la présente convention par virement bancaire.
S’agissant des missions récurrente le paiement intervient annuellement à réception de la facture du prestataire, et pour la première fois à la signature de la présente convention.
La mission ne pourra débuter qu’à l’encaissement de la prestation.
Il ne sera accordé aucun délai de paiement.
Au cas de retard de paiement une pénalité de retard sera exigible au taux d’intérêt légal, outre le remboursement de l’intégralité des frais de recouvrement. Le prestataire sera bien fondé à suspendre sa mission jusqu’à ce que le paiement intervienne.
Indexation des prix
S’agissant des prestations récurrente les tarifs mentionnés au devis, s’indexent annuellement, à la date anniversaire de la présente convention.
L’indexation interviendra sur la base de l’indice des prix à la consommation ensemble des ménages (hors tabacs), base 2015. L’indice de référence servant à l’indexation étant le dernier indice publié à la date de souscription de la convention, et l’indice à appliquer celui du même mois de l’année de l’indexation.
A titre d’exemple pour une prestation annuelle de X € conclue le 1er juillet 2022 :
- l’indice de référence sera le dernier indice publié, soit mai 2022 publié le 16 juin 2022 : 110,95
- L’indice d’indexation au 1er juillet 2023 sera l’indice publié au titre du mois de mai 2023 soit 116,54
- Le prix de la prestation annuelle sera alors de : (X €/110,95) x 116,54.
Tous les prix sont indiqués en euros et hors taxes. Ils doivent être majorés de la TVA au taux en vigueur.
OBLIGATION A LA CHARGE DES CLIENTS
- Obligation de communiquer les codes d’accès pour procéder aux démarches dématérialisées sous leur entière responsabilité
- Obligation de modifier les codes à l’issue des démarches à la charge des ayants droits
- Obligation de communiqués :
- Les coordonnées du notaire en charge de la succession
- Les coordonnées des banques
- Acte intégral original de décès
Et plus généralement tout élément permettant de faciliter les démarches administratives.
RÉTRACTATION ET DÉLAI DE RÉTRACTATION
Le client bénéficie d’un délai de rétractation qu’il pourra exercer dans un délai de 14 JOURS à compter de la signature des présentes conditions générales de prestation de service.
Cette rétractation interviendra par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au choix du client :
Par voie postale au siège social :
20, impasse des Grives
34990 JUVIGNAC
ou
Par voie de lettre recommandée électronique à l’adresse mail :
contact.serenetude@yahoo.com
A réception de la rétractation, et au plus tard dans un délai de quinze jour le prestataire restitue les sommes encaissées par virement bancaire sur le compte du client ayant émis le paiement.
A cet effet la notification de la rétractation sera accompagnée du RIB du client ayant émis le règlement de la prestation.
CONFIDENTALITÉ
Les démarches demeurent confidentielles entre tous les signataires de mandats au profit de SEREN’ETUDE dans le cadre de la gestion des intérêts personnels du client ou du défunt.
Les clients donnent à SEREN’ETUDE l’autorisation expresse de communiquer les informations recueillies par le prestataire à :
A compléter avec le client : liste et coordonnées des personnes autorisées à recevoir les informations
Les personnes n’ayant pas mandat ne bénéficie d’aucun droit à la connaissance des démarches effectuées par SEREN’ETUDE pour le compte de la succession.
L’attention des clients ayant confié un mandat à SEREN’ETUDE est attirée sur l’obligation de déclaration de l’ensemble des éléments patrimoniaux à cet effet il est ici notamment rappelé que toutes les sommes perçues, en ce compris dans certains cas le bénéfice des contrats d’assurance-vie, doivent être déclarées à l’administration fiscale, et au notaire, ainsi qu’à l’ensemble des héritiers au titre des modalités de règlements de la succession et des éventuelles modalités de partage.
Si la mission met SEREN’ETUDE en relation avec le notaire en charge de la succession, le client lui donne tous pouvoirs pour communiquer l’intégralité des informations nécessaires à la réalisation de sa mission, la déchargeant de toute responsabilité à ce propos.
Le prestataire ne pourra voir sa responsabilité engagée au cas de refus par le client, ou de désaccord entre les clients au cas de prestation partagée entre plusieurs héritiers, sur la communication de l’ensemble des informations recueillies.
En aucun cas le silence gardé par le prestataire à la demande du client sur les informations recueillies ne pourra être qualifié de complicité de recel successoral.
SEREN’ETUDE s’engage à garder confidentiels les documents et les informations auxquels elle pourrait avoir accès au cours de la prestation ou à l’occasion des échanges intervenus avec le client.
Les parties s’engagent réciproquement à garder confidentiels les documents et informations les concernant, quelle que soit leur nature, qu’ils soient économiques ou commerciaux, auxquels elles pourraient avoir eu accès au cours de l’exécution de la prestation ou à l’occasion des échanges intervenus antérieurement à la conclusion du contrat.
Protection et accès aux informations à caractère personnel
Des données à caractère personnel sont collectées afin de pouvoir répondre à la demande du client. Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, le client dispose d’un droit d’accès, de modification, de rectification des données à caractère personnel le concernant. Aucune information personnelle n’est cédée à des tiers.
Afin de faire valoir leur droit à la suppression, ou la modification le client peut adresser une demande soit par voie postale, soit par courrier électronique à :
Par voie postale au siège social :
20 impasse des Grives
34990 JUVIGNAC
ou
Par voie de lettre recommandée électronique à l’adresse mail :
contact.serenetude@gmail.com
Droit applicable – Tentative de Médiation Préalable Obligatoire – juridiction compétente
Les conditions générales détaillées dans le présent document sont régies par le droit français. En cas de litige survenant entre le Client et SEREN’ETUDE à l’occasion de l’interprétation des présentes ou de l’exécution du contrat, il sera recherché une solution à l’amiable et à défaut au moyen d’une médiation préalable.
Au cas de désaccord entre les parties, la partie la plus diligente sollicitera une association de médiation. Et les parties seront tenus de se présenter au moins à la première réunion plénière de médiation organisée par le médiateur.
Les frais de la médiation seront pris en charge par les soussignés à concurrence de moitié entre le client et le prestataire.
Au cas d’échec de la médiation, les parties pourront exercer leurs recours devant la juridiction compétente. Les Tribunaux de Montpellier seront seuls compétents pour régler le litige.